Implementatie Toolbox

In deze stap analyseer je hoe de zorg nu wordt geleverd. Gebruik beschikbare data, zoals spiegelinformatie en patiëntendossiers, aangevuld met patiëntervaringen (bijvoorbeeld CQ-index, PREMs of spiegelgesprekken).

Deze bronnen geven inzicht in de huidige praktijk en helpen je om gerichte keuzes te maken voor onderwerpen op de Landelijke MSZ-implementatieagenda.

Checklist: Breng de huidige situatie in kaart

• Bedenk welk onderwerp van de Landelijke MSZ-implementatieagenda je wilt aanpakken.
• Breng in kaart welke zorg er nu werkelijk geleverd wordt binnen jouw centrum.
• Leg de huidige manier en gewenste manier van zorgverlening naast elkaar en beschrijf de afwijkingen.
• Beschrijf wat er al voldoende is geïmplementeerd.
• Bepaal waarom verandering noodzakelijk is.

In deze stap werk je gericht uit wie nodig zijn voor een succesvolle implementatie. Je bepaalt welke zorgverleners en patiënten betrokken moeten worden, van wie actie nodig is en welke belangen een rol spelen.

Deze stap helpt je om de juiste mensen op het juiste moment te betrekken en de implementatie effectief aan te pakken.

Checklist: Bepaal je doelgroep

• Bedenk wie je wil bereiken (doelgroepen)
• Bedenk wat je wil bereiken (doel)
• Bedenk wat je van de doelgroep verwacht:
  • Welke gedragsverandering is nodig?
  • Wat is er nodig dat ze aan de slag gaan?
• Bepaal welke belangen een rol spelen voor de doelgroep:
  • Wat levert het op?
  • Waar kan weerstand zitten? 

In deze stap stel je een implementatieteam samen dat deze toolbox verder gebruikt. Zorg voor vertegenwoordiging van alle relevante perspectieven: artsen, verpleegkundigen en patiënten. Regel ook bestuurlijke steun.

De volgende stappen in de toolbox gaan ervan uit dat het implementatieteam compleet is samengesteld.

Checklist: Implementatieteam samenstellen

• Stel een implementatieteam samen
• Zorg voor bestuurlijke steun
• Zoek naar rolmodellen: welke klinische leider(s) kun je inzetten om anderen te motiveren?
• Leg voor ieder teamlid de taken en verantwoordelijkheden vast.

In deze stap werk je gericht aan het in kaart brengen van factoren die de implementatie beïnvloeden. Deze stap is uitgewerkt als praktische tool die je direct kunt toepassen.

Voer deze stap uit samen met jouw implementatieteam, met in ieder geval betrokken zorgverleners en patiënten. Zo krijg je een compleet beeld van wat helpt en wat belemmert in de praktijk.

Checklist: Belemmerende en bevorderende factoren

• Breng de belemmerende en bevorderende factoren in kaart
• Beschrijf de samenhang tussen beide factoren
• Onderzoek of er voldoende draagvlak is voor de verandering

Bepaal samen met het implementatieteam hoe je de aanbeveling gaat invoeren. Betrek hierbij zowel zorgverleners als patiënten.

Gebruik wat er al is: beschikbare materialen (zoals patiënteninformatie en keuzehulpen), bestaande initiatieven en ervaringen van andere patiëntenorganisaties.

Deze stap helpt je om gericht en onderbouwd een implementatiestrategie te kiezen en toe te passen.

Checklist: Implementatiestrategie bepalen

• Bepaal implementatiestrategieën die aansluiten op de belemmerende en bevorderende factoren die je eerder in kaart hebt gebracht.
• Kies een strategie die effectief aansluit bij de doelgroep.
• Bekijk praktijkvoorbeelden en de geleerde lessen. Wat kun je hieruit halen?
• Bekijk ook praktijkvoorbeelden die niet hebben gewerkt. Wat kun je hieruit halen?

In deze stap werk je jouw implementatieplan concreet uit tot een planning en start met de uitvoering. Bepaal samen met het implementatieteam – inclusief zorgverleners en patiënten – welke acties nodig zijn en wanneer je deze uitvoert.

Checklist: Planning en uitvoering

• Maak een realistische tijdplanning met duidelijke deadlines en mijlpalen
  • Maak ook een inschatting van de tijdsinvestering voor het project, de teamleden en andere betrokkenen. 
• Houd rekening met de taakverdeling die vooraf is vastgesteld door het team
• Bepaal het budget en maak een begroting

Houd de voortgang van de implementatie bij en evalueer deze samen met het implementatieteam, inclusief zorgverleners en patiënten.

In deze toolbox vind je praktische handvatten om de voortgang te monitoren en de implementatie gericht te evalueren en bij te sturen.

Checklist: monitoren en evalueren

• Zoek beschikbare spiegelinformatie die betrokken zorgverleners herkennen en erkennen
• Geef een terugkoppeling van de spiegelinformatie aan deze zorgverleners 
• Heeft de gekozen strategie effect gehad? Met behulp van spiegelinformatie kun je dit in kaart brengen.
• Breng de totaal kosten in kaart
• Evalueer het proces
  • Wat is gelukt en wat niet?
  • Hoe zijn de onderdelen van de implementatiestrategie beoordeeld?

In deze stap werk je met het implementatieteam aan een concreet plan om de verandering blijvend toe te passen en te borgen in de organisatie. De toolbox helpt je hierbij met praktische handvatten voor ondersteuning van zorgverleners, communicatie met patiënten en het betrekken van bijvoorbeeld cliëntenraden en patiëntenorganisaties.

Checklist: borgen in de organisatie

• Bedenk wat er nodig om de verandering te behouden
• Ondersteun de verandering op een (inter)actieve manier. Bedenk extra maatregelen of middelen die hieraan bijdragen
• Benoem eigenaren die verantwoordelijk zijn voor het blijvend onder de aandacht houden van dit onderwerp
• Zorg voor inbedding in de organisatie en blijf dit monitoren